美国2023年最佳婚礼策划应用推荐

答案

建议、员工推荐、揭秘等等。让我们帮助你。
一部智能手机的俯视图,显示着Airtable应用,旁边是一个打开的结婚戒指盒子。照片:Sarah Kobos

借助这些应用成为自己的婚礼策划师

策划婚礼可能非常紧张。在筛选百万供应商、跟进一堆费用和了解永远无休止的待办事项清单上,即将成为配偶的人需要考虑的太多了。有时候你会拿到一本比你的头还大的婚礼策划书来应对混乱,但只有当你打开它们时它们才管用。

当我订婚时,我意识到自己并没有准备好。我翻阅了我的庞大的文件夹,在Pinterest上固定了所有的图钉,浏览了The Knot(一个在线策划服务,可以让你从订购请柬到建立婚礼网站的一切)。但这些工具都感觉如此零散和独立,我需要一个能够集中管理一切的东西。我的未婚夫正在用Airtable策划他的单身派对,而Wirecutter的员工作家(同时也是我在这篇文章上的编辑)Elissa Sanci有一个朋友在Discord上策划了她整个婚礼的细节。所以我想知道这些工作效率工具是否正是我需要的东西。

事实证明,许多专业人士和业余爱好者都在使用项目管理应用来策划婚礼和其他活动。为了更好地了解如何最好地利用项目管理应用来策划婚礼(或任何大型活动),我们联系了真实用户,了解他们为什么以及如何使用这些应用来策划婚礼。我们还建立了自己的Airtable、Trello和Discord账户,测试每个应用的直观性以及在使用它们时应该期待什么。以下是我们的发现。

在计划过程中应该包括哪些信息? {#what-information-should-you-include-as-you-plan}

当你策划婚礼时,有几个关键要素需要考虑。每个婚礼都不同,但活动的核心是相同的。在你的整体计划中,你需要包括供应商(花店、餐饮商等等)、一个场地、一个客人名单和你的婚礼团队。这涵盖了你婚礼的大部分需求,无论是汇总底特律的每一个DJ,还是计划你在巴厘岛度过最棒的单身派对。

跟踪你联系过的供应商、你预订的服务、付款日期以及有关预订的任何具体细节。这些供应商可以包括(但不限于):

  • 花店
  • 餐饮商
  • 面包店
  • DJ
  • 灯光公司
  • 家具租赁商
  • 装饰供应商
  • 交通选择

一个应用包办所有事情:Airtable {#an-app-that-does-it-all-airtable}

一个自定义的Airtable基地的截图,显示了一个供应商列表,包括状态、截止日期和备注的列。

**费用:**基本使用免费,Plus每年120美元,Pro每年240美元

**主要功能:**将Airtable视为一个同时具有电子表格、日历和待办事项列表的地方,Airtable称之为“基地”。电子表格默认是私有的,但你可以将它们设为公开。而且你的个人数据是安全的。此外,Airtable支持强大的安全标准,包括双因素身份验证

**它是什么?**如果你正在寻找一个包罗万象的地方来保留你的婚礼细节,Airtable非常用户友好且可定制。因为它是一个关系数据库管理工具,可以快速有效地存储、跟踪和更新信息,你在一个地方输入的任何数据都会相应地在另一个地方更新。例如,在我的测试基地中,我创建了一个标签页,列出了我需要的所有供应商。 我已经设置好了,这样我就可以根据供应商的状态(已联系、已预订、已支付定金和已全额支付)看到我在每个供应商的过程中所处的位置。这个状态不仅会显示在我的“网格视图”中,如果我更改任何内容,它也会在“状态”视图中更新。同样地,我可以在网格视图中设置供应商付款的日期,这些日期将上传到我的“日历”视图中。因此,它是关联的,一个地方发生的事情同时在另一个地方更新。

它是如何工作的? 在创建Airtable账户后,您需要创建一个“base”。这是您所有信息的登陆页面。从那里,您可以根据需要添加不同的标签页。每个标签页都允许您根据自己的需要输入信息,可以是网格视图(类似于电子表格)、日历视图、Kanban(或列系统)视图或Gantt(或流程图)视图。这个系统允许您跟踪输入的“记录”(数据),然后通过“字段”(列)进行跟踪,如状态更新、日期、备注、复选框等等。

为什么我会在婚礼筹备中使用它? 四年前,当软件工程师Jeff Appareti与他的未婚妻一起筹备婚礼时,他把所有相关的数据都集中在Airtable中。在那里,他们可以追踪哪些供应商已经联系过以及付款日期,甚至可以计划令人害怕的座位安排。Appareti后来在Airtable的博客上发布了他制作的基础,所以如果你不想从头开始,你可以把他的计划作为蓝图。Appareti说:“我认为这对人们来说可能非常有用,也许可以帮助一些人节省时间和沮丧,因为这可能是一个非常紧张的时期。”在婚礼后,Appareti能够通过Airtable使用他的宾客名单数据库无缝记录婚礼礼物并寄出感谢卡。

一个让你勾选任务的应用程序:Trello

![一个自定义的Trello板的截图,显示了不同主题和筹备过程的列。]

**费用:**基本访问免费,商业版每年120美元

主要功能: Trello允许您轻松勾选列表中的项目并将任务移动到不同的流程中。Trello对数据有强大的安全标准,支持双因素身份验证,并提供了丰富的选项,以确定谁能够访问板。

它是什么? 如果您喜欢在眼前看到您的信息,喜欢清单,并且觉得自定义过多会让人不知所措,那么Trello可能是您筹备婚礼的最佳工具。Trello是一个基于Kanban系统的项目管理工具,旨在以视觉方式表示任务,并在项目中的不同点之间移动它们,以防止瓶颈和错误。就像Airtable中的Kanban视图一样,Trello具有一系列列,允许您在不同的列中拖放“卡片”。这对于可视化跟踪供应商的进展或逐块布局活动非常有用。通过商业版订阅,您还可以以不同的视图查看数据,包括时间轴、表格、日历、仪表板和地图,但根据专家的说法,这并非必需。Trello可能看起来像是一个用于超级协作企业努力的典型项目管理板,但是当您考虑到筹备婚礼需要多少工作时,细节与那个领域并不相距太远。

它是如何工作的? Trello允许您创建不同的板用于组织您的信息。 例如,在测试这个婚礼策划应用程序时,我专门创建了一个板块用于供应商,另一个板块用于婚礼周计划。每个板块都可以自定义,因此您可以为不同的主题或不同的策划过程阶段创建列。为了跟踪我的供应商,我使用列来记录每个供应商所处的不同阶段(联系、预订、支付押金和全款支付)。但是对于我的婚礼周计划,我按主题(彩排晚宴、照片计划、仪式等)将信息分开。每张卡片都可以根据您的需求添加截止日期、清单、备注、文档和标签。正如婚礼策划师Desirée Adams指出的那样,合作者还可以在卡片上发表评论,以便将相关信息综合到一个地方。

为什么我会在婚礼策划中使用这个应用程序? Adams对Trello作为活动策划工具赞不绝口。她说:“我喜欢Trello,因为它非常容易上手和使用,所以夫妇们不会在学习上遇到困难。”她说:“它也非常适合协作。”她说她将自己的Google Drive连接到Trello板,可以在其中保存重要文件,如合同,并确保每个列和卡片都清楚标记了截止日期和行动项。从那里,Adams说她能够与夫妇们合作规划,创建特定的任务,他们可以轻松地在她井然有序的清单上勾选。Adams还使用Trello的评论功能创建了一个集中的空间,供夫妇们与她进行沟通。她建议将Trello板视为您通常对待电子邮件中的文件夹的方式,而无需不断搜索收件箱,一切都在板上。Adams说她非常相信这个系统,以至于她创建了一个“终极婚礼清单”——一个Trello模板,您可以从她的商店购买,价格约为100美元,这样您就不必在设置自己的Trello板时进行任何应用程序调整。她给我们展示了一瞥,它详细到分钟——非常适合那些不想太过考虑婚前和当天策划的人。(Adams曾经获得任何使用她的板的夫妇三个免费月的黄金会员资格,但Trello已停止续订。)

一个用于聊天和协作的应用程序:Discord

Discord消息应用程序的屏幕截图,显示了一个自定义服务器和一系列特定活动频道的列表。

**费用:**基本访问免费,Nitro每年100美元

主要功能:Discord允许您创建一个社区,通过文字、视频和语音消息组织所有人。Discord具有许多安全功能,允许您自定义平台上的可见性和隐私,包括设置双重身份验证和控制谁可以访问聊天频道

**它是什么?**Discord是一个聊天服务器,您可以通过文字、语音和视频消息与人们进行交流。尽管它经常被游戏玩家用来协调游戏会话,但任何人都可以在Discord上创建一个社区。您可以加入公共社区,也可以创建自己的私人服务器,只有邀请的人才能进入。

**它是如何工作的?**与Trello和Airtable不同,Discord并不是为项目管理而创建的——在其核心,它是一个类似于Slack(或任何其他聊天程序)的消息应用程序,主要由游戏玩家使用以建立一个志同道合的玩家社区。但是当Elissa告诉我她的朋友在Discord上计划了整个婚礼(包括单身派对等),我意识到这个应用程序不仅适用于游戏玩家和群聊——它可以是一个有用的工具,用于汇总信息和提供即时反馈。首先,您需要创建一个服务器,这将是您的主要基地;我将其命名为“婚礼策划”,以保持特定性。从那里,您可以根据主题创建各种频道。 我的频道包括供应商、嘉宾名单、新郎派对、新娘派对、装饰、场地、照片、照片灵感和彩排晚宴。(正如之前提到的,这些类别完全根据您的婚礼需求而定。)一切准备就绪后,您可以添加任何您想要的人到您的服务器并开始聊天。

**为什么我要在婚礼筹划中使用这个?**专门从事项目物流的尼科尔·格林伍德正在使用Discord筹划自己的婚礼。她将服务器组织成了“您能想到的每个单独类别”,包括主题、新娘派对服装和色彩搭配。她创建了只有她的伴娘能看到的私人频道,这样她的未婚夫就无法偷看。她将这个类别称为“仅限授权人员”,并用它来分享一些她不希望她的未婚夫(他也向她的服务器贡献有用的链接和照片)看到的细节,比如婚纱照和其他方面。整个服务器让格林伍德能够轻松与她所需要的每个人联系,并通过她组织良好的频道将相关数据保存在一个地方。

但这还不是全部。格林伍德还管理着一个名为“婚礼筹划”的Discord服务器。虽然最初只是一个小社群,但这个群体现在有大约40位现任和前任新娘,他们互相帮助筹划各种各样的婚礼细节。通过这个社群,装饰品得以传承,婚礼策划师得以共享,友谊得以形成。

其他应用呢?

我们研究了Airtable、Trello和Discord,因为它们非常常见和易于使用,并且基于工作经验,它们已经在我们的视野中(Wirecutter使用Trello和Airtable来管理项目)。然而,这些并不是唯一可以对正在筹划婚礼的夫妇有用的项目管理和社区应用。在与他们的交谈中,Appareti和格林伍德都向我推荐了一些网站和应用。ClickUpNotionTables是Appareti在专业上遇到的三个替代品。格林伍德还提到了Joy作为一个非常适合婚礼的特定网站。最终,在测试和与人们交谈后,我们得出的结论是,最适合您的才是您应该使用的。筹划婚礼可能很有压力,如果那本大书是您的救命稻草,那就用吧。您喜欢制作Excel电子表格?太棒了。The Knot有您需要的一切?完美。您的大日子应该是最好的,任何帮助您实现这一目标的方法都是对您来说正确的选择。

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