提升混合式工作效率的六大窍门(2023年)

为你的新混合工作生活提供6个提高工作效率的建议

疫情迫使许多职业办公人员学会在家工作。但是现在很多公司都欢迎员工回到办公室,一些公司正在建立混合工作安排,允许员工继续远程工作,至少部分时间。

在家和办公室有两个不同的工作空间,这有其优势,但也存在许多挑战。当你切换工作地点时,如何保持动力和工作效率?如何保持组织并确保你需要的一切(文件、设备和技术配件以及个人物品)随时可用?

我可以帮助你。在过去的十年中,我一直在远程工作,偶尔去办公室。以下是我在这个过程中学到的一些建议。

  1. 在家中复制你的办公室设置。

无论你在哪里工作,你的办公桌都应该感觉自然和舒适。减少维护多个工作空间所带来的摩擦的一种方法是尽可能地使不同的工作环境匹配,特别是在组织和人体工程学方面。

在他的电子书《如何设置你的办公桌》中,马特·帕曼建议在两个地方镜像你的办公桌设置。例如,如果你在办公室的桌子左侧有一个纸张收件箱和电话,右侧有一个文件柜,那么在家中也要设置类似的家庭办公室。如果你把某些用品放在特定的抽屉里,那么在任何地方都保持同样的组织方式。你甚至可以在家中使用相同的显示器、键盘,甚至是家具。也许不可能使得一切都匹配,但当你的桌面布局在两个地方相似时,更容易在家和办公室之间切换。

同样地,如果在工作中你的公司提供你喜欢的零食和饮料(无限量的LaCroix是一个很棒的福利),考虑在家中保留一些同样的零食。一致性和熟悉感有助于我们的大脑专注于重要的事情。

  1. 投资移动配件。

在我的笔记本电脑包中购买第二个笔记本电源适配器并将其留在那里,在某种程度上改变了我的生活——我再也不必每次去办公室时都要爬到桌子下面来拔下或插入电源适配器。

如果你在办公室有一个专用的办公桌,你可以在那里保留笔记本电源适配器、外部键盘、鼠标和其他配件(如USB集线器),避免来回搬运所有东西。你的公司可能会购买或报销这些必备品。如果你在工作中没有固定的办公桌,把这些物品放在你的“随身包”里,这样在早上准备时可以节省一些时间。

  1. 尽可能少使用纸张。

一些行业仍然依赖纸质文件,如果你的行业属于这些行业之一,那么在家和办公室之间搬运这些文件是不可避免的麻烦。但如果你能够尽可能少使用纸张,而且还没有这样做,现在是一个很好的时机。

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  1. Streamline your digital workspace.

With a hybrid work arrangement, you'll likely be switching between devices and locations frequently. To make this transition smoother, it's important to streamline your digital workspace.

First, make sure all your essential files and documents are stored in a cloud-based storage system, such as Google Drive or Dropbox. This way, you can access them from any device or location with an internet connection.

Second, organize your digital files and folders in a consistent and logical manner. Use clear and descriptive file names, and create a folder structure that makes it easy to find and navigate your files.

Third, take advantage of productivity tools and apps that can help you stay organized and focused. Use project management tools like Asana or Trello to keep track of tasks and deadlines. Use note-taking apps like Evernote or OneNote to jot down ideas and important information. Experiment with different tools and find the ones that work best for you.

By streamlining your digital workspace, you'll be able to seamlessly transition between home and office, and stay productive no matter where you are.

  1. Set boundaries and establish a routine.

Working in a hybrid work environment can blur the lines between work and personal life. To maintain a healthy work-life balance, it's important to set boundaries and establish a routine.

Create a designated workspace at home where you can focus on work without distractions. Establish clear working hours and communicate them with your colleagues, so they know when you're available and when you're not.

Take regular breaks throughout the day to recharge and avoid burnout. Use these breaks to step away from your workspace, go for a walk, or engage in activities that help you relax and recharge.

Finally, at the end of the workday, disconnect from work and switch into personal mode. Set aside time for hobbies, spending time with loved ones, and self-care.

By setting boundaries and establishing a routine, you'll be able to maintain a healthy work-life balance and prevent work from taking over your personal life.

  1. Seek support and stay connected.

Working in a hybrid work arrangement can sometimes feel isolating, especially if you're spending a significant amount of time working from home. It's important to seek support and stay connected with your colleagues and peers.

Take advantage of communication and collaboration tools to stay connected virtually. Schedule regular video calls or virtual meetings to catch up with your team and discuss work-related matters.

Join online communities or professional networks in your industry to connect with like-minded professionals and exchange ideas and experiences.

Don't hesitate to reach out to your colleagues or supervisors for support or guidance when needed. Remember that you're not alone, and there are resources and people available to help you navigate the challenges of hybrid work.

Conclusion

Transitioning to a hybrid work arrangement can be both exciting and challenging. By implementing these productivity tips, you'll be able to navigate the unique demands of a hybrid work life and thrive in both your home and office environments. Remember to stay adaptable, experiment with different strategies, and find what works best for you. Good luck! 创建时间块来管理你的日程。

一个日历应用的截图,显示了一个工作周,用不同颜色的时间块表示各种活动

在你远程工作的日子里,可能会因为不需要通勤而想晚点起床。相反,你可能会发现自己工作到更晚。相反,试着保持一个一致的时间表,并将那些“额外”的非通勤时间用于做一些能够激发你大脑和幸福感的事情。这可能是听播客、锻炼身体、从事自己的热爱项目,或者多花时间陪家人。在你的日历上标记出这些时间,以承诺这种实践。

由于公司办公室的氛围可能与在家工作的氛围不同,根据你将工作的地方提前计划任务。如果你每天都有灵活性可以做不同的事情,可以创建主题日来更好地集中注意力。例如,如果你在周一和周五在家工作,你可以将这些日子留给深入、专注的工作,而将其他日子留给面对面会议或其他协作任务。

如果你的老板或同事知道你是在办公室还是在家工作很重要,例如为了安排面对面会议,更新你的日历和Slack或Microsoft Teams的状态以反映出来。如果你的公司使用Slack,你可以通过同步你的谷歌或Outlook日历来自动完成此操作。或者你可以更新你的工作个人资料,注明你在家工作和在办公室工作的日子。

  1. 与同事保持联系。

在你在家工作的日子里,你可能会感到孤立,特别是当你的一些同事在你不在的时候在办公室。当你不在办公室时,努力通过公司的团队聊天工具来增加社交性,保持团队合作的精神。也许可以开始一个每个人都可以在自己的时间里远程参与的周游戏。例如,在我以前的工作中,我的完全远程团队玩的游戏有两个真实和一个谎言和一个类似画画游戏的版本Telestrations。有几个应用可以连接到Slack进行虚拟团队建设。

在你去办公室的日子里,利用与队友面对面的机会,安排午餐约会或离开你的办公桌亲自传递消息,而不是使用电子邮件或聊天工具。有些公司故意不分配专门的办公桌,这样员工可以在不同的桌子之间移动,认识更多的人;了解一下这是否适用于你。

  1. 如果你是经理,对混合工作设定明确的期望。

询问你的团队对兼职在家工作的物流问题有哪些疑问。例如,他们可能想知道是否需要参加面对面会议或活动,或者是否可以每周更改在办公室的工作时间表。然后制定一个混合工作政策来回答他们的问题和关切,并确保每个人都理解所期望的。

混合工作安排的一个常见挑战是确保每个人都能够获得相同的信息。在办公室交流很容易忽略那些在家工作的人。制定一个计划来避免这个问题。例如,如果关键员工无法远程参与对话,设定规则禁止在办公室临时开会。鼓励团队成员进行异步交流,他们可以在没有立即回答的期望下讨论事务。使用像BasecampTrello这样的项目管理工具,将笔记、文件和其他资源保存在一个中心位置。

这可能听起来很奇怪,但如果你有一些人在办公室,一些人在家工作的会议,鼓励办公室的每个人都从他们自己的计算机上登录,而不是从一个房间登录。 这样一来,远程工作者就不太可能感觉自己错过了什么。

最后,混合工作对大多数人来说是新领域,所以要继续与团队进行实验。有关更多建议,请参阅《纽约时报》的DealBook通讯

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