美国最佳数字文件整理推荐（2023年）

照片：Michael Hession
在电脑上搜索文件比翻找一堆纸要简单得多，但这并不意味着它是一个完美的系统。最近，对我来说有时候是好是坏。有一次，我妈妈要求我找一张我们都记不清具体日期的度假照片。有一次，我的老板要求我找一个我们已经归档的项目文件。有一次，我需要查找家庭保险信息，但公司的网站出现故障。你可以想象出来。

为了更高效地找到文件，我一直在改进我的数字文件系统，以便更快地找到文件。如果你的文件也散落在硬盘或云端，希望这些建议对你有所帮助。

整理需要多长时间？

重新整理数字文件可能需要一下午或一周的时间，这取决于你需要整理多少文件夹和文件。我建议你分阶段进行。一次只专注于一个文件类别，比如工作文件或照片。
一旦你把一切都按照自己的喜好设置好了，每次创建或保存文件时都可以保持这种结构，这样就不必重复这个过程了。

制定计划

在开始整理文件之前，先清点一下你需要整理的东西，并想象一下对你来说一个有组织的文件系统是什么样子。把顶级文件夹看作文件柜中的抽屉。你可能有一个抽屉用于工作，一个用于家务，一个用于副业。然后对于个别文件，你会把它们放在哪里，以便你可以快速拿出一个文件夹来检索它们？
不要害怕拿起笔和纸，在移动文件或重命名文件或文件夹之前，先概述一下你的文件夹结构。
当你规划你的文件组织方式时，现在是一个好时机来决定你将如何命名所有的文件和文件夹：

• 文件和文件夹的名称是否都要大写？例如 "Monitor arms" 还是 "Monitor Arms" 还是 "monitor arms"？
• 当你使用标签（稍后会详细介绍）时，你会使用复数还是单数？例如 "finance" 还是 "finances"？
• 如果有一些文件夹或文件你希望在按字母顺序排序时始终排在列表的顶部，考虑在名称前使用连字符（-），这样它们将排在顶部。或者，相反地，你可以决定在名称前加上一个 "z"，将其保持在底部，例如 "zArchive"。
  例如，在我的工作 "抽屉" 或顶级文件夹中，我有一个名为 "Wirecutter" 的子文件夹，其中包含 "Blogs"、"Guides" 和 "Newsletters" 三个子文件夹。这些是我创建的三种主要内容类型。在这些子文件夹下面，我有更具体的按项目分类的子文件夹。这是一个示例：
  
  我还在 "Wirecutter" 下面有一个名为 "Admin" 的子文件夹，其中包含 "Contracts and Benefits"、"Ego"（用于保存对我的工作的赞美，我建议每个人都要保存在一个文件夹中）、"Logistics"（用于保存我们捐赠的产品记录）、"Performance Reviews"、"Reimbursement" 和 "Training" 这些子文件夹。
  组织文件的最佳方式可能与我的不同，但目标是不要有任何杂乱的文件。它们都应该在文件夹中。再次思考一下文件柜的类比。如果有一些纸张不在适当的文件夹中，那会很乱，对吧？
  相信我，以前并不是这样的。 以下是一个尴尬的之前的截图：
  
  你为自己设定的标准不仅可以帮助保持文件的组织，还可以使它们更易于阅读。

为项目使用“资源”、“进行中”、“最终”和“废弃”文件夹

有很多方法可以为项目的子文件夹命名，但其中一种最直观的方法是为项目的各个阶段创建文件夹。这样，你就可以始终知道哪个是最终的项目文件，而不是依赖于误导性的文件名，比如“工作文档最终最终最终2最终3”，这是一种常见的共享文件的折磨方式。
“资源”文件夹用于存放完成项目所需的图片、文档和其他物品。“进行中”文件夹用于存放当前正在进行的项目版本或多个版本。“最终”文件夹，顾名思义，用于存放项目完成并获得批准后的项目文件。“废弃”文件夹用于存放项目中不属于最终文件夹的任何你想保存的内容。例如，我会在那里保存一份包含从文章草稿中剪切的句子和段落的文本文档，以备将来重新利用。
在文件夹标题中使用“01”、“02”、“03”和“04”来确保它们按正确的顺序列出。

对于照片，使用日期结构和关键词来命名文件夹

当你有成千上万张照片，而它们的命名都类似于“20211108_0978234.jpg”，而你又不记得照片拍摄的时间时，很难快速找到一张照片。
因此，对于照片，我喜欢使用日期结构和关键事件或类别的文件夹，例如：
2021 > 01 [表示月份] > 2021-01 父母50周年纪念洛杉矶。

这样，你可以按年份和月份浏览照片，或者搜索包含“父母”、“纪念日”或“洛杉矶”等关键词的文件夹。

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在文件名中包含关键词

在命名或重命名文件时，确保包含关键词，以防必须依赖搜索。考虑一下你未来自己（或其他可能需要访问你的文件的人）会搜索什么来找到该文件。例如，在为本文的截图文件命名时，我在所有文件名中都包含了短语“整理数字文件”，比如“organize-digital-files-before-screenshot.jpg”。

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