提升你的效率:今天你能做什么(2023年)

答案

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远程办公桌面设置。照片:shironosov/iStock

今天你可以做什么来提高你的工作效率

和很多人一样,我也经历过一些“我状态很好”的高效工作日和一些“我无法集中注意力,希望不被解雇”的低效工作日。但是在经历了一年多的疫情隔离之后,那些低效的日子真的开始堆积起来了。我陷入了困境。

所以当我遇到困难的时候,我通常会向我的Wirecutter同事寻求帮助。和往常一样,他们的建议非常好,我希望它们能像对我一样对你有所帮助。无论你最近一直感觉不太有效率,还是只是经历了常见的“下午低谷”,尝试使用这些提示来给自己一个提升。如果你想要完全恢复,我强烈建议你花一整天的时间来完成这些步骤,改善你的工作环境和工作系统。

调整你的心态

退后一步,看大局

因为“疫情期间的心理障碍很大程度上是因为无法看到未来”,Wirecutter高级编辑Harry Sawyers说他花时间反思了疫情期间的工作生活中什么有效,什么无效,并根据这些发现进行了调整。在这个练习中,按照以下步骤进行:

  • 设想你想要的工作效率是什么样的。 设想一下一个完美的工作日会是什么样子,你想成为怎样的工作者。对我来说,那就是每天完成我给自己设定的所有任务,推进项目的进展,并且在工作结束后不再想着工作。我还设想自己是一个可靠的同事,不断成长。
  • 列出你的工作环境中有效和无效的方面。 有效的:为其他家庭成员设置一个独立的工作空间。无效的:在疫情引发的焦虑中同时处理我的工作、学业和女儿的家庭教育。
  • 寻找你一直遇到问题的根本原因。 Harry说,在列出清单时,他会停下来意识到他的很多问题都是因为“短期解决方案变成了长期习惯,而且它们是可以改变的。” 我的另一个朋友意识到,他在工作中感到低效的原因不是因为他没有完成足够的工作,而是因为他与同事和朋友隔离开来,这是他工作和家庭生活的重要组成部分。就我个人而言,我发现我之前参加的一门创意写作课程主题是大规模谋杀(我在报名之前不知道这个细节),这在一定程度上导致了我做噩梦和睡眠质量差。
  • 头脑风暴一下你可以做出的任何改进。 也许这是一个小改变,比如真正离开你的办公桌吃午饭,购买降噪耳机,或者在工作结束后将Slack静音(💲2)。或者也许这是一个你可以逐步努力实现的更大的改变,比如训练你的家人不在会议期间打断你,或者养成更好的饮食、睡眠和锻炼习惯。后者很重要,因为你的工作效果与你的身体感觉有关。

只做一件小事

你可能听过这样的建议:“如果你想改变世界,首先要每天整理床铺”[由美国退役海军上将威廉·麦克雷文分享](https://www.youtube.com/watch?v=KgzLzbd-zT4)。他描述了完成一项小任务所带来的情感连锁反应。这样做会给你一点点的自豪感,推动你去完成下一个任务,然后是下一个任务,让你整天都保持前进。如果你还没有养成这个好习惯,那么现在是开始的好时机:睡眠基金会发现,整理床铺的人晚上更容易睡得更好。

但这并不一定是整理床铺,也不一定需要成为一个日常习惯。 每当你感到低落的时候,有时候只需要一个小小的改变就能让你振作起来,给你继续前进所需的动力。试着删除那些在你心里明知道永远也不会完成的待办事项。调整你的椅子或显示器的高度,以获得更好的工作人体工学。在日历上规划好你今年剩下的休假日。让你的电脑(Windows或Mac)在每个小时的顶部宣布时间,提醒你休息一下。有时候当你感觉没有效率的时候,是因为你工作太辛苦了。

刷新你的工作空间

整理你的桌子

Wirecutter的编辑助理Erin Moore最近重新布置了她的办公室,她说这给她的大脑带来了“新鲜的多巴胺”。她还把桌子重新摆放,面向窗户,以获得良好的Zoom照明。这种重新设计可能需要一个周末而不是一天,但是从你的桌子上获得一个新的视角可能正是你需要的。

你也可以从小事做起。简单地处理掉一堆文件,整理、撕碎或回收它们,可以减轻额外的心理负担。或者,你可以处理一下杂乱的电线和其他小物件。或者,你可以将目前占据你桌子的不属于那里的东西搬到其他地方去。(例如,我最近把一个放在桌子上已经有将近一年的急救包收起来了。别问我为什么它在那里。)

然而,最好的清理桌子的方法是把所有东西都清空,仔细考虑每一样东西放回去。用湿布擦拭桌子,清洁你的笔记本电脑,以及你常用的键盘、鼠标和其他配件(比如桌垫或耳机)。一切都按照你的喜好,休息一下,你值得拥有。

让自己接触大自然

当你整天呆在室内时,即使只是在路上快速走一走,或者在阳光下坐上几分钟,也能让你恢复活力。如果天气好,把你的家庭办公室搬到室外,一个阴凉的地方,一把椅子,一个折叠桌子或折叠式膝盖桌子,可能就是你需要的,以在一个更清新的环境中工作。

如果你不能在室外工作,或者你可用的室外空间不太绿色,考虑在你的桌子上买一盆植物。研究表明,在工作场所放置一盆植物是可以提高工作效率的小型家庭办公室升级之一,我们有很多植物推荐供你选择,以及如何保持它们存活的技巧。

改善你的工作流程

整理你的电子邮件收件箱

如果你想要一个整洁的收件箱,而又不想每天花费很多时间在上面,你可以立即采取以下几个措施:

  • **取消订阅你不再想要的所有促销邮件。**你可以逐个浏览你的邮件,点击取消订阅按钮,或者你可以使用Unroll.me这个简单的方法。这个应用程序连接到你使用的Gmail或其他电子邮件提供商,给你列出你收件箱中的电子邮件订阅列表,并且只需点击几下就可以轻松取消订阅其中的一部分或全部。
  • **自动过滤新收到的电子邮件。**过滤器可以将邮件从主收件箱中移动到文件夹中,这样你就知道主收件箱中剩下的是需要你关注的邮件。MakeUseOf提供了在Gmail、Yahoo Mail和Outlook中设置电子邮件过滤器的说明,Wirecutter的高级编辑Mark Smirniotis与我分享了一些设置过滤器的技巧:
    • 在文件夹名称前加上星号,使其在字母表排序中突出显示。例如,"***公司公告"将使该文件夹保持可见。
    • 使用"unsubscribe"作为关键词来过滤新闻通讯和促销邮件。 * 根据主题和/或发件人筛选自动报告。例如,您可以筛选出主题行中始终包含“每周绩效报告”的每周绩效报告。
  • 如果您收到不需要采取行动或回复的常规电子邮件,请进行筛选。这包括新闻通讯、Google文档通知以及纯粹提供信息的其他应用程序的通知。
  • **宣布电子邮件破产。**上述步骤将帮助您组织您将来的电子邮件,但是那些当前混乱您收件箱的电子邮件呢?您可以采取“绝望时需要绝望措施”的方法,将它们全部归档到一个文件夹中,或者将它们删除并永远不再考虑它们。(这相当于我小时候父母用的“把地板上的所有玩具都扔掉”的方法,成功地让我和我的兄弟姐妹不再乱丢玩具。)

创建自动化工作流程或尝试文本扩展器

就像您可以自动标记电子邮件一样,您也可以自动化定期使用的应用程序。通过连接您的应用程序,您可以减少繁琐的复制和粘贴以及频繁切换窗口。

例如,使用Zapier,您可以使您输入到待办事项应用中的新任务自动添加到Google日历中。您还可以自动将电子邮件附件保存到Dropbox或Google Drive中,将新发布的博客文章立即发送到Twitter或Facebook,等等。类似的服务,如IFTTT,可以自动化智能家居设备和移动设备,执行诸如根据手机位置在Google日历中跟踪您的工作时间或根据日历中的会议时间打开灯光等复杂任务。

重复输入相同的文字可能效率低下且令人疲劳。如果您的工作需要大量输入,可以尝试使用文本扩展器。这些应用程序(或Mac或iOS上的内置设置))将您键入的简码或缩写转换为完整的文本。例如,您可以键入“;addr”以使应用程序在任何文本框或文档中输入您的姓名和地址,或者键入“;din”以表示“晚饭想吃什么?”提示:使用特殊字符作为您使用的简码,以确保文本扩展器能够识别它。

审查您的通知设置

最后一条停止被技术打扰和分心的建议:查看您最近在手机和桌面上收到的通知。您是否希望继续接收它们?如果不希望,调整您的通知设置以减少通知的数量。您未来的自己会感谢您。

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