美国最佳远程工作工具如何帮助老板监视你（2023年）

答案

建议、员工精选、揭秘等等。让我们来帮助你。
插图：Yann Bastard

你的老板如何利用你的远程工作工具来监视你

发表于2021年2月10日
过去，我们已经介绍了在你的工作电脑上进行个人业务的注意事项（简而言之：不要这样做）。但随着公司扩大对远程工作软件的使用，人们对老板通过这些工具可以访问哪些数据越来越担心。其中一些担忧是夸大其词的。但根据你的公司使用的软件和你所做的工作类型，你的一些活动可能会被暴露出来。而隐私问题并不是唯一的担忧，雇主们还开始利用从这些工具中提取的数据来评估生产力。目的取决于你所做的工作类型以及为谁做。

雇主可以看到你在电子邮件中以及在Slack、Google Workspace和Microsoft Teams中写的一切

让我们先说清楚：雇主可以监视你在任何公司运行的软件中的对话。Gartner人力资源实践的首席研究员布莱恩·克罗普直言不讳地说道：“你在任何公司的信息平台上写的任何东西，你的雇主都可以访问。”他说：“无论是通过IT、人力资源还是其他地方，你在这些平台上发布的任何内容，你的雇主都可以查看。”克罗普表示，大多数情况下，雇主不会为了寻找八卦或闲话而阅读你的所有消息，而且并不是每个人都可以浏览数据。“在绝大多数情况下，你的经理没有权限访问这些通信，除非他们经过IT或人力资源的批准，并且有充分的理由，”他说。

从理论上讲，管理员或经理可以访问雇主运行的信息平台中的消息，但这个过程取决于你的雇主使用的计划类型，即使这样，某个随机的经理也不能只是搜索他们的名字来查找人们是否在开玩笑。实际上，我们发现获取这些消息的过程比我们预期的要复杂。以下是最常见的工作场所通信套件的工作原理。

Slack {#slack}

如果你的公司使用的是免费或标准计划（你可以通过点击公司名称下拉菜单查看你的雇主使用的计划），管理员需要向Slack请求一次性导出。具有Plus计划的公司需要获得访问消息的批准，但一旦Slack授权了该功能，你公司的管理层将保留对信息的访问权限。如果你的公司有企业计划，它可以更一致地存储和搜索Slack上的消息。

这种访问权限包括使用Discovery API，这使得在法律要求下更容易搜索和归档消息，这在某些行业（如金融业）和任何公共办公室中很常见。具有企业计划的公司可以使用更强大的第三方搜索工具，具有更易于搜索的界面。

除了查看实际消息外，任何Slack用户都可以在Analytics选项卡上查看高级使用数据（转到workspace.slack.com/stats）。

Google Workspace {#google-workspace-}

Google Workspace允许管理员在Drive、Gmail、Groups、Chat、Voice、Classic Hangouts和Meet中通过Vault功能搜索特定内容。Vault并不包含在每个订阅中，但适用于遗留的G Suite Business和G Suite Education、Google Workspace Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise for Education和Enterprise Plus的客户。你需要与管理员聊天以了解你的雇主使用的计划。 #### Microsoft Teams {#microsoft-teams-}

微软提供了一个名为eDiscovery的搜索工具，类似于Google Workspace的Vault，可以搜索Teams中的私人频道和消息，以及电子邮件、Skype等。默认情况下，只有全局管理员才能进行搜索，大多数组织只有法律或合规团队才能访问。可以自动化进行关键字搜索，包括Teams和其他365产品。员工无法轻松地自行查看雇主帐户具有哪些功能；您需要与IT管理员交谈以获取此信息。

最明智的方法是假设你的通信可能会被监视 {#the-smartest-approach-is-to-act-as-if-your-communications-may-be-monitored}

尽管经理通常很难查看您的私人消息和电子邮件，但最好将您不希望雇主潜在地看到的任何对话移到其他地方进行。即使您没有做任何可能导致雇主查看您的消息的事情，他们可能会卷入一场通过发现收集所有消息的诉讼，这可能导致这些消息公开。例如，恩隆（Enron）员工的电子邮件在该公司倒闭后被用于诉讼，用于构建垃圾邮件过滤器和其他语言感知工具。这可能不是任何人对谈论工作和午餐计划的期望。但是，即使您或公司没有做错任何事情，例如在项目进行中离职，经理可能需要查看您的电子邮件或消息以弄清楚您正在做什么。

避免在任何套件中使用任何软件进行个人项目或存储。例如，虽然使用您的工作帐户的Word或Google文档来编写简历可能很诱人，但最好使用其他软件。一方面，理论上公司可以使用“简历”进行关键字搜索以寻找可能风险的员工。更实际的是，如果您离开公司，您将无法访问该文件。

您的雇主可以使用Google Workspace和Microsoft 365评估您的工作效率吗？

来自Prodoscore的截图。

在Google和Microsoft的几个计划中，它们都提供了管理员跟踪用户使用情况和元数据的方式。这些数据包括您登录的时间、发送的消息数量、加入的通话数量或使用的设备。

这些服务还可以将数据转化为测量结果。在Google Workspace中，这个功能被称为Work Insights，在Microsoft 365中称为Workplace Analytics（还有一个被管理者看不到的个人版本称为MyAnalytics)）。此外，Microsoft Teams还有一个用户活动报告，为管理员提供更详细的使用情况信息。

这些工具显示了团队在各自套件中包含的应用程序的使用情况的聚合数据，例如团队在特定应用程序中花费的时间、基于谁访问了共享文档的协作趋势等细节。微软最近因允许经理深入到特定用户以查看其使用情况而受到批评，但现已删除了此选项。一些Google和Microsoft 365计划还支持第三方工具，例如Prodoscore，它“跟踪每个员工的活动并根据他们的活动水平计算出一个生产力评分”。 “在我看来，微软365的主要风险不在于它现在收集的数据，而是它将会创造出一种工作场所文化和期望。”电子前沿基金会的员工技术专家贝内特·赛弗斯说道。“微软办公产品是这种工作场所的完美木马，它们是终极平凡的办公工具，被每个人使用，却没有人畏惧。”

赛弗斯说：“我担心管理人员会习惯于365提供的数据，并开始要求更多。”“另一方面，工人们会习惯于每一项行动都被追踪和记录的期望，随着监视变得更加个性化和侵入性，他们会发现越来越难以反抗。”

了解你的经理正在收集哪些类型的数据，以及你的工作场所可能如何使用它 {#知道你的经理正在收集哪些类型的数据，以及你的工作场所可能如何使用它}

如果你感到舒服，可以向你的经理或人力资源部门询问有关他们如何（或是否）获得这些报告的详细信息。目前，大多数小团队的人们不需要担心这个问题，但未来情况可能会发生变化。

更具侵入性的“老板软件”进一步升级

随着COVID-19的传播促使各行各业扩大了远程办公政策，使用更具普遍性的监控软件，也被称为“告密软件”或“老板软件”，也有所增加。《纽约时报》展示了这种软件的工作方式，但其思想很简单：一旦安装了该软件，雇主就可以更深入地访问并监控你在计算机上的一切操作，包括你打开的应用程序、访问的网站以及你在不同活动上花费的时间。雇主可以利用这些数据来跟踪你的出勤情况，或定期截取你屏幕的截图。有些软件甚至可以监控你听的音乐、你的面部表情、语调，或者你一天中的写作语气。如果这一切听起来有点熟悉和令人不安，那是因为它几乎与骚扰软件的行为完全相同。

Gartner的布赖恩·克罗普指出，在疫情大流行之前，该公司调查的约10%的公司表示他们使用了这种类型的软件。“但自从疫情开始以来，”克罗普说，“大约有30%的公司购买了类似的软件来追踪远程工作的员工。”克罗普补充说，即使在这种情况下，软件也不会给经理访问一个人在某一天某一时间拍摄的照片的权限。但它通常会提供对员工的综合分析。例如，老板软件可能会说：“索林在摄像头前的时间不如以前那么多。他在Twitter上花费了35%的时间，在Google Docs上花费了20%的时间。”

许多人没有意识到他们的每一个行动都可能被记录下来，并可能在未来数月甚至数年受到审查。正如电子前沿基金会的贝内特·赛弗斯所指出的，在平凡的层面上，尤其是对于全天记录你屏幕的软件而言，监视的潜力令人不安。“如果有人在我撰写每封邮件时都在监视我，我会感到不舒服，”他说。想象一下，如果你的老板可以访问你无聊的日常工作流程，例如你可能会删除和重写一封电子邮件，或在其他人注意到之前纠正一个小错误。

克罗普建议，尽管一些雇主正在收集大量数据，但将其转化为有用的知识仍然很困难：“这能提高绩效吗？这能提高参与度吗？对于很多这些技术来说，我们还没有达到那个水平。”数据仪表板可能会显示某人正在做什么任务，但它无法了解员工为什么在那个时间做这些事情，比如休息一下或为一个项目做研究。 这个过程与公司多年来收集客户行为和购买模式的方式并没有太大的不同，目的是追踪他们并销售更多的东西；从某种程度上说，监控软件是一种将同样的技术内化以追踪员工并提高绩效的尝试。

还有证据表明，监控软件效果并不好。它抑制了办公室的创造力和团队合作，而远程工作本来就很难维持。没有犯错和思考的自由，人们更难完成工作。Cyphers说：“它真的加剧了职场中的权力失衡。如果你与你上面的每个人都没有100%的信任关系，那么你会感到非常不舒服。”

如果你的公司需要这种软件，你就得接受 {#if-your-company-requires-this-type-of-software-youre-stuck-with-it-}

尽管这种软件可能感觉有些侵入性，但它是合法的，在某些情况下，你的雇主不需要告诉你它在雇主提供的计算机上运行。如果你对此类软件感兴趣，EFF 有一份图表详细介绍了哪种软件具有哪些功能。如果你的计算机上安装了这种软件，无论这件事看起来多么平凡，都不要在该计算机上进行任何个人活动。如果雇主要求在你的个人设备上安装监控软件，如果可能的话，要求提供一台工作设备。

VPN和远程桌面软件具有与实体办公室相同的网络浏览监控功能

如果你通过Citrix、Splashtop或TeamViewer等远程桌面软件访问工作计算机，你在该应用程序窗口中所做的一切都发生在你办公室的计算机上。这意味着IT部门或公司管理人员也具有与实体办公室相同的计算机访问权限。对于大多数人来说，这意味着监控你的互联网浏览活动，但通常也意味着他们可以看到你存储的任何文件或正在处理的文档。

如果你需要连接VPN，你的整个互联网连接都会通过你的工作计算机进行，但不包括其他任何操作。在大多数情况下，这意味着雇主可以看到你访问的网站的高级数据。

对于远程桌面尤其如此，将它们视为你坐在办公室桌子前的同样对待 {#for-remote-desktops-especially-treat-them-the-same-as-you-would-if-you-were-sitting-at-a-desk-in-an-office-}

如果你需要使用VPN连接到办公网络，就像在办公室电脑上一样使用互联网。在这两种情况下，避免进行你不希望雇主知道的网络浏览。

我是不是听说Zoom在监视我？

2020年初，Zoom因一些功能（如“参与者注意力跟踪”）和一些私人消息出现在录音中而受到批评。这些问题已经得到解决。

管理员仍然可以看到你使用Zoom的一些详细信息，例如你保存在云端的任何录音、会议名称和会议参与者。这可能包括你在工作Zoom账户上主持的任何呼叫中的公司外的人，但不包括你加入的呼叫；例如，Wirecutter的管理员知道我在三月份主持了一个呼叫以及呼叫中的人员。Google Meet和Microsoft的Skype的管理员可以获取类似的信息。

仅在工作相关会议上使用你的工作Zoom账户 {#only-use-your-work-zoom-account-for-work-related-meetings-}

创建一个免费的个人账户或者使用其他完全不同的服务进行个人通话。 如果你想录制一个Zoom会议并将其保存到本地，即保存到你的电脑上。

对隐私的较大风险

工人在一天中所做的事情所产生的数据，无论是否匿名，都代表着一个隐私问题。很容易想象出雇主可能会不合理或不道德地使用这些数据的情况。由于老板软件可以定期截屏或录制视频，有时员工可能都不知道，所以该软件可能会无意中获取各种敏感信息，如医疗或银行信息。像CleverControl、InterGuard和Teramind这样的工具可以收集从地理位置数据到社交媒体帖子再到即时消息的一切。如果该软件使用机器学习生成生产力报告，人们担心由此产生的任何算法建议可能会因为有偏见的训练数据而加剧社会、性别或种族不平等。而且依赖专业判断的小雇主可能缺乏一个中间经理和拥有通信工具密钥的管理员之间的屏障，中间经理可能有不良意图。

当然，有些工作需要进行安全性、合规性、财务或知识产权方面的监控。即使是这样，雇主也可以获得定制的工具，价格更优惠，更容易将其针对所需的信息。Cyphers提出了一个例子：“如果你想监控人们如何访问敏感的健康信息，那么你可以构建一个只做这件事的工具。只有在有可疑违规行为时，它才会向老板发出警报。它不必监控员工设备上的所有活动，并成为一个生产力监控工具。”

理想情况下，雇主应该清楚地说明它可以访问哪些数据，保留期限有多长，以及在什么情况下雇主会费力查看所收集的任何数据。如果作为员工你没有这些信息，值得向雇主询问更多关于其做法的细节。