美国家庭办公室如何实现无纸化（2023年）

答案

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插图：Sarah MacReading

如何在家庭办公室实现无纸化

如果你的税季工作涉及太多的纸张整理，考虑丢掉文件柜，实现无纸化。你为IRS跟踪的所有事项都可以以数字形式保存，人们只保留数字收据也并非罕见。以下是如何最佳数字化、备份和安全丢弃你的记录的方法。(在这里查看Wirecutter推荐的在家庭办公室实现无纸化的完整选项列表。)

直接扫描到云端

一个可以生成干净副本的移动扫描应用程序可以让你摆脱纸张碎片的束缚。H&R Block税务学院的主任吉尔·查尼(Gil Charney)表示：“IRS将接受电子数字版本的文件，前提是这些文件是可检索和可读的，因此，如果重要的文件要素不可读，那么质量较差的扫描文件是不够的。”(声明：Wirecutter在我们的最佳税务软件指南.)中推荐了H&R Block的免费服务。但考虑到你在税季捕获的敏感信息，选择一个不会让你的文件面临被黑客攻击风险的服务是很重要的。Wirecutter推荐Scanbot Pro应用程序，因为它可以生成高质量的扫描文件，但不会将你的数据传输到其自己的服务器上。

电子扫描文件的一个附加好处是可以使用光学字符识别(OCR)按关键字查找你的文件。“一旦我从纸张上扫描出一份文件，我会打开文本识别功能，这样当我搜索文件时，我不仅可以搜索文件本身，还可以搜索文件的任何元素，只要我能回忆起来，”查尼说。

如果你有一大堆需要处理的文件，考虑购买一个便携式文档扫描仪，比如Wirecutter推荐的Brother ADS-1250W，它的宽度略小于标准笔记本电脑。它提供相当准确的文字识别，有自动文档进纸器，并可可靠地与Wi-Fi配合使用，因此你不必将其连接到笔记本电脑上。

扫描后的一个重要步骤是清理任何纸张，以减少身份盗窃的机会，根据联邦贸易委员会的调查结果，2018年身份盗窃报告有所增加。在我们测试的10台碎纸机中，Wirecutter推荐了一款出色的碎纸机，可以一次处理多达10页纸。对于大多数人来说，交叉切割型号就足够好了，但如果你有非常敏感的文件，微型切割碎纸机几乎不可能将纸张重新拼合起来。

组织和备份

为了使明年的归档更加容易，请记住在你进行开支时保存记录。明尼苏达州伊甸草原的金融咨询公司Boulay的CPA和合伙人迈克·克拉布特里(Mike Crabtree)说：“我过去总是告诉人们，在你家里选一个抽屉，把所有的东西放在那里，这样你就可以把所有东西都放在一个地方。现在的版本是在你的计算机上打开一个文件夹，随着你获得这些文件，一年中的任何时候都可以把它们放在那里。我认为关键是把所有东西都放在一个地方，而不是试图追踪所有东西。”

查尼建议按纳税年度创建一个文件夹，但除此之外，使用任何适合你的系统，以便你可以轻松检索所需的文件。

只需确保在多个地方备份你的文件。勒索软件可以劫持计算机文件。停电可能导致无法访问云盘。如果你有两种存储方式，一种可以作为另一种的备份。我们建议在云端和硬盘上备份你的文件。Wirecutter有五个硬盘推荐，根据你定期备份的数据量和移动频率选择。 Crabtree使用闪存驱动器来保存他的个人报税记录，此外还会在备份驱动器上保存。他说：“以防我的电脑崩溃或其他情况发生，这是一种保险措施。这是一种安全带和吊裤带的做法。”

另一种备份计算机硬盘的方法是支付每月费用的软件，该软件在后台运行并将文件保存在另一个位置。Wirecutter推荐使用Backblaze，它易于设置，在Mac和Windows上立即运行，并在速度测试中表现良好。

你也可以删除旧文件。TurboTax的注册会计师和税务专家Lisa Greene-Lewis表示：“通常，你应该保留税务记录三年。”（声明：Wirecutter在我们的最佳税务软件指南.)中推荐使用TurboTax Deluxe）

Crabtree建议保留记录长达七年，以防你严重漏报收入，IRS可能会追究。Crabtree说：“我们还建议你永久保留报税表本身。”

通过应用程序跟踪发票和支出

尽管联邦税法的变化消除了大多数人需要列举扣除项以及未获报销的工作费用的需求，但你不应该放弃在2019年保留你的支出记录。Charney说：“保留你的商业记录或个人记录的数字副本是如此简单和轻松，为什么不保留呢？”他还指出，一些州允许在州税申报中列举扣除项。“在你发生这些费用的那一年，你不一定会知道你是否要列举扣除项，直到年底才会知道。”

跟踪支出的一种简单方法是使用低成本的预算应用程序，比如Wirecutter推荐的You Need a Budget，它可以跟踪你的银行账户和信用卡，并为你的目标提供灵活的设置。

还要记住，就像你可能会将有价值的文件放在家里的保险柜中一样，你应该通过良好的数字安全措施保护你的文件。Greene-Lewis解释说：“无论你如何保存文件，都要确保你有安全的密码。”（Wirecutter推荐使用LastPass和1Password。）